Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen unserer Angebote ist:
KjG Wernau (Katholische Junge Gemeinde)
c/o Kirchengemeinde Wernau, Lange Straße 9, 73249 Wernau
E-Mail: leiterrunde@kjg-wernau.de

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, gehostet. Über diesen Anbieter erfolgt auch der Versand von E-Mails, die von unserer Website verschickt werden (z. B. Anmeldebestätigungen). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch technische Informationen erfasst und in Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• verwendeter Browser und ggf. Betriebssystem

Diese Daten dienen ausschließlich der Sicherstellung eines störungsfreien und sicheren Betriebs der Website und werden nicht zur Identifizierung von Personen genutzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach einem begrenzten Zeitraum automatisch gelöscht.

3. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir die darin enthaltenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse und Inhalt Ihrer Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist.

4. Anmeldung zu Veranstaltungen (z. B. Sommerlager, KjG-Wochenende, Ausflüge)

a) Welche Daten wir verarbeiten

Bei der Anmeldung über unsere Website verarbeiten wir – je nach Veranstaltung – folgende Daten:

• Teilnehmende: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Angaben zu Schwimmkenntnissen, Erlaubnisse (z. B. Baden, Bewegen in Kleingruppen ohne Leitung), Zelt- bzw. Zimmerwünsche, Ernährungsweise (z. B. vegetarisch)
• Gesundheitsdaten: Krankenkasse, Hausärztin bzw. Hausarzt (Name und Ort) sowie Angaben zu Medikamenten, Allergien, Erkrankungen oder sonstigen gesundheitlichen Besonderheiten; ggf. schriftliche Medikamentenanweisungen der Erziehungsberechtigten
• Erziehungsberechtigte: Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Einwilligungen: z. B. Einverständnis zur Teilnahme, zur Kontaktaufnahme im Notfall und (freiwillig) zur Veröffentlichung von Fotos
• Zahlungsangaben: Teilnahmebeitrag und Zahlungseingang

b) Zweck und Rechtsgrundlagen

• Organisation und Durchführung der Veranstaltung, Anmeldebestätigung per E-Mail und Abrechnung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Gesundheitsdaten: nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung im Anmeldeformular (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), damit unsere Leiterinnen und Leiter ihrer Aufsichtspflicht nachkommen und im Notfall richtig handeln können. In akuten Notfällen geben wir erforderliche Informationen zum Schutz lebenswichtiger Interessen an Ärztinnen, Ärzte oder Rettungsdienste weiter (Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Beantragung und Abrechnung öffentlicher Fördermittel (z. B. Landesjugendplan Baden-Württemberg): Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO
• Veröffentlichung von Fotos und Videos: nur mit gesonderter, freiwilliger Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

c) Speicherung

Die Anmeldedaten werden per E-Mail an die Leiterrunde übermittelt und in unserer geschützten KjG-Cloud (siehe Punkt 6) gespeichert. Zugriff haben nur die für die jeweilige Veranstaltung verantwortlichen Leiterinnen und Leiter.

d) Empfänger

Ihre Daten geben wir nur weiter, soweit dies für die Veranstaltung erforderlich ist:

• Zuschussgeber: Für Veranstaltungen, die mit öffentlichen Mitteln gefördert werden, übermitteln wir Teilnehmerlisten (Name, Alter, Wohnort, Teilnahmezeitraum) an die zuständigen Stellen, insbesondere den BDKJ Diözese Rottenburg-Stuttgart und die Bewilligungsbehörden des Landes Baden-Württemberg.
• Unterkünfte und Campingplätze: soweit diese gesetzlich zur Meldung ihrer Gäste verpflichtet sind (z. B. Meldepflicht in Österreich).
• Ärztinnen, Ärzte und Rettungsdienste: ausschließlich im Notfall.
• Technische Dienstleister: unser Hoster und unser Cloud-Anbieter als Auftragsverarbeiter (siehe Punkte 2 und 6).

Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

e) Speicherdauer

• Gesundheitsdaten und Notfallangaben werden spätestens drei Monate nach Ende der Veranstaltung gelöscht.
• Daten, die wir als Nachweis für Fördermittel oder aus steuer- und haushaltsrechtlichen Gründen aufbewahren müssen (z. B. Teilnehmerlisten, Zahlungsbelege), speichern wir bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen und löschen sie anschließend.
• Alle übrigen Anmeldedaten werden nach Abschluss der Veranstaltung und ihrer Abrechnung gelöscht.

f) Sternsinger-Anmeldung

Wenn Sie sich über unser Online-Formular für einen Besuch der Sternsinger anmelden, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse sowie freiwillig Ihre Telefonnummer und einen Hinweis für die Sternsinger. Wir nutzen diese Angaben ausschließlich, um den Besuch zu planen und durchzuführen und Ihnen eine Bestätigung zu schicken. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Angaben werden per E-Mail an unser Leitungsteam übermittelt und in unserer eigenen Cloud (cloud.kjg-wernau.de) gespeichert. Zugriff hat nur die Sternsinger-Leitung der KjG Wernau, eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Wir löschen alle Angaben nach der Aktion, spätestens zum 31. Januar des Folgejahres. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an leiterrunde@kjg-wernau.de widerrufen.

5. Fotos und Videos

Bei unseren Veranstaltungen entstehen Fotos und Videos zur Dokumentation. Diese stellen wir den Teilnehmenden in unserer geschützten KjG-Cloud zur Verfügung. Eine Veröffentlichung auf unserer Website oder unseren Social-Media-Kanälen (z. B. Instagram) erfolgt nur, wenn hierfür eine Einwilligung vorliegt – bei Minderjährigen durch die Erziehungsberechtigten. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, z. B. per E-Mail an leiterrunde@kjg-wernau.de.

6. KjG-Cloud (Nextcloud)

Zur internen Organisation betreibt die KjG Wernau eine geschützte Cloud-Umgebung („KjG-Cloud“) auf Basis der Software Nextcloud. Die Cloud wird auf Servern der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, betrieben. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

In der Cloud werden vereinsinterne Dokumente (z. B. Protokolle, Planungsunterlagen), Fotos von Veranstaltungen sowie die Anmeldedaten zu unseren Veranstaltungen (siehe Punkt 4) gespeichert. Der Zugriff ist nur für berechtigte Personen mit individuellem Login möglich, alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS/TLS) und die Zugriffsrechte werden regelmäßig überprüft. Die Cloud ist nicht öffentlich zugänglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Vereinsorganisation) bzw. für Anmeldedaten die unter Punkt 4 genannten Rechtsgrundlagen.

7. Schriftarten

Die Schriftarten dieser Website werden lokal von unserem eigenen Webserver geladen. Beim Aufruf einer Seite wird dafür keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Anbietern aufgebaut, und es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

8. Cookies

Unsere Website verwendet nur technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Sie können die Speicherung von Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren; dadurch kann die Funktion der Website eingeschränkt sein.

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an leiterrunde@kjg-wernau.de.

10. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Übertragung auf unserer Website erfolgt verschlüsselt (HTTPS).

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Angebote oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.